Автор: Казалось бы, поставить в России апостиль на официальный документ — как говорится, дело техники. Но бывают и «подводные камни»…
В школьные годы мне нравилось читать журнал «Наука и жизнь» (кстати, он существует и сейчас, сайт этого издания Вы легко найдете в интернете). Один из его разделов назывался «Маленькие хитрости» — в нем давались различные полезные советы, которые сегодня, наверное, назвали бы «лайфхаками». Вспомнил об этом, когда в нашу компанию поступил очередной заказ на апостилирование Сведений о трудовой деятельности — ведь когда мы делали это в первый раз, пришлось буквально исхитряться, чтобы решить эту, казалось бы рутинную задачу. Но — обо всем по порядку.
Полное название документа, о котором пойдет речь — Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации. Неофициально его нередко называют «электронной трудовой книжкой».
Последние несколько месяцев количество запросов от клиентов на получение и апостилирование этого документа увеличилось, поскольку его по разным причинам стали требовать в учреждениях ряда стран, в которых находятся наши соотечественники. В частности, он нужен при оформлении визы Didgital Nomad, о которой мы последний раз упоминали в этой статье нашего блога.
Как правило, обращение потенциального клиента на эту тему выглядит так: человек присылает по e-mail или в мессенджере Сведения о трудовой деятельности в виде файла PDF, который он скачал на Госуслугах (отмечу, что формирование данного файла там занимает пару минут; электронные «Сведения» также можно получить на сайте Социального фонда России). Как выглядит содержание этого файла, Вы можете посмотреть, перейдя по ссылке.
На последней странице файла есть изображение синего штампа «Документ подписан усиленной квалифицированной электронной подписью…» А многие уже знают, что электронный документ с ЭЦП можно «конвертировать» в бумажный (с участием нотариуса в этой процедуре) и уже на эту бумагу поставить апостиль. Именно это и хочет обычно заказать клиент при первом обращении к нам по этому вопросу.
Увы! Как тут не вспомнить известный анекдот про забор, на котором что-то написано, а за которым на самом деле лежали дрова 😅. Надпись о том, что документ подписан УКЭП, перенести его на бумагу в данном случае не поможет, т.к. нотариусы удостоверяют тождественность бумажного документа электронному лишь при наличии отсоединенной электронной подписи в виде отдельного файла формата SIG. А электронные Сведения о трудовой деятельности предоставляются заявителям без этого файла. И получается, что они носят исключительно информационный характер — человек может в результате их просмотра освежить в памяти, где он работал, посмотреть даты приема на работу и увольнения, а для чего-то более серьезного этот документ не применим.
В этой ситуации мы разъясняем клиенту, что использовать электронные Сведения для целей апостилирования не удастся, для этого будет нужно получить документ в бумажном виде, как принято говорить, с «живой подписью» и «синей печатью», а чтобы человеку не пришлось для этого приезжать в Россию, за границей ему следует оформить доверенность нашим сотрудникам. Необходимость оформления доверенности многих смущает, но причины этого больше психологические, на самом деле это вполне решаемый вопрос (доверенность за рубежом можно оформить и в консульстве России, и у местных нотариусов).
Допустим, вопрос с доверенностью решен, она у нас на руках — вроде бы больше ничего не мешает выполнению заказа. Ан нет, это еще не все ребусы, которые предстоит решить! 🤯
Вы спросите, что же теперь может быть не так? А вот что. Для истребования бумажного документа «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов СФР», мы обращаемся в МФЦ, и нам его сразу же выдают. Но! Он чаше всего состоит из нескольких страниц (если Вы переходили по ссылке в начале статьи, то видели это). При этом МФЦ выдает эти страницы разрозненно, без скрепления друг с другом. На каждой стоит подпись и печать, но формально любая из них представляет собой отдельный документ!!! По хорошему их следовало бы прошить, заклеить с оборота, поставить на месте сшивки печать и еще одну подпись уполномоченного сотрудника МФЦ… Даже если Вы никогда не работали в сфере делопроизводства, то подобные многостраничные документы наверняка видели. К сожалению, работники МФЦ прошивкой не занимаются — объясняют это тем, что работают строго по регламенту, а там такая обязанность не прописана.
Итак, после визита в МФЦ мы имеем несколько листиков, каждый с подписью и печатью (при этом понимаем, что на самом деле это единый документ). Что с ними делать дальше? Не буду утомлять Вас погружением в юридические дебри )), скажу коротко — на оригинал такого документа апостиль не поставить. Но можно поставить на нотариальную копию — для этого идем в нотариальную контору… и тут выясняется, что далеко не все нотариусы готовы заверить копию такого с их точки зрения странного документа, как Сведения о трудовой деятельности на отдельных страницах, не сшитых воедино. Они, безусловно, понимают, что это один документ, не сомневаются в подлинности печати МФЦ, но полагают, что он не оформлен надлежащим образом.
Здесь стоит отметить, что на самом деле это частное мнение отдельных нотариусов, поскольку законодательно возможность удостоверения копий подобных документов урегулирована не полностью, и такие нотариусы просто перестраховываются, опасаясь совершить ошибку, поэтому отказывают в заверении. Есть и другие нотариусы, которые придерживаются противоположного мнения, и у которых заверение копии вышеописанных «Сведений» возможно. Но, если вдруг перед Вами встанет задача удостоверить такую копию самостоятельно, и Вы будете заниматься этим впервые в жизни, придется потратить какое-то время на поиски нотариальной конторы, где примут этот документ.
Тут с моей скромной )) точки зрения явная недоработка со стороны официальных структур. Следовало бы либо обязать работников МФЦ прошивать многостраничные документы «как положено», дополнив соответствующий регламент на эту тему, либо Федеральной нотариальной палате выпустить разъяснения для подобных случаев, обязательные к исполнению всеми нотариусами.
Спасибо, если дочитали до этого абзаца — теперь Вы знаете, что поставить апостиль на Сведения о трудовой деятельности — не такое уж простое дело, и, чтобы довести его до конца, нужно знать все нюансы данной процедуры. А что получится в результате (как выглядит готовая нотариальная копия «электронной трудовой книжки» с апостилем), Вы можете увидеть на скан-копиях, опубликованных на этой странице.
