Юридическая компания "Петролекс"Телефоны - юридические и деловые услуги
Профессиональные юридические и деловые услуги. Работаем для Вас с 1996 года.
WhatsAppTelegramViber
  ЮРИДИЧЕСКИЕ СТАТЬИ
 
все статьи регистрация фирм услуги гражданам контакты Петролекс

Как обеспечить сохранность бумажных документов

20 декабря 2021 года

В предыдущей статье мы писали о том, что в период "цифровизации" и активного перехода на электронный документооборот преждевременно отказываться от традиционных бумажных документов, особенно если речь идет о личных документах - таких как Свидетельство о рождении, документы о родственных связях, документы об образовании и т.п. Также речь шла о том, что если Вам выдан какой-либо важный документ в электронном виде, желательно на всякий случай оформить и его дубликат на бумаге.

Здесь расскажем о том, как правильно как правильно хранить бумажные документы у себя дома.

В интернете по соответствующим запросам Вы довольно легко найдете множество однотипных сайтов, где рассказывается о системах хранения документов - о том, что их желательно рассортировать по видам в разные папки (коробки, контейнеры...), и, конечно, о том, где лучше всего эти папки/коробки купить )). Но если Вы попытаетесь узнать, какие условия окружающей среды необходимы для длительной сохранности бумажных документов, найти ответ окажется не так просто.

Как известно, на государственном уровне хранением документов в РФ занимаются архивные учреждения, которые за многолетнюю историю выработали надежные правила хранения бумажной документации. Так, в фондах исторических архивов многие документы имеют возраст в несколько веков. Поэтому логично было бы узнать, какие условия созданы для хранения бумажных носителей информации в государственных архивах, и постараться воспроизвести их (насколько это возможно), у себя дома.

Мы рекомендуем использовать для этой цели "Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях", (последняя редакция Правил на момент публикации данной статьи утверждена приказом Росархива от 2 марта 2020 г. No 24).

Вышеупомянутые Правила - объемный документ, выделим из них самое важное (то, что следует взять на заметку в бытовых условиях):

  • нельзя хранить бумажные документы в помещениях, где готовится горячая пища, хранятся пожароопасные и агрессивные химические вещества, в помещениях с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением, в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли;
  • желательно, чтобы в помещении, где хранятся документы, имелось покрытие стен, полов, потолков, не собирающих пыль;
  • расстояние от места хранения документов до нагревательных (отопительных) устройств должно составлять не менее 1 метра;
  • параметры воздушной среды в хранилище документов на бумажном носителе, должны составлять: температура 17-19 градусов Цельсия, относительная влажность воздуха 50-55%.
    Отметим, что в условиях городской квартиры, если она не оборудована кондиционером, Вы вряд ли сможете выдержать этот температурный режим (да и 17-19 градусов - не вполне комфортные условия для человека). Но влажность воздуха 40-60% - это нормальная, вполне обычная влажность жилых комнат, поэтому специальные приборы для осушения воздуха Вам не понадобятся. Кончено, в помещении, в котором хранятся документы, не следует использовать увлажнители.
  • документы необходимо хранить в темноте, для чего они помещаются в первичные средства хранения - коробки, папки, конверты;
  • не допускается размещение, включая временное, бумажных документов на полу и подоконниках
  • .

Соблюдение этих правил позволит Вам существенно снизить срок естественного старения документов. Оно все равно будет происходить, но гораздо медленнее, чем в случае, когда документы лежат "как попало".

В чем именно выражается старение документов на бумаге? Вот лишь некоторые его проявления:
1. Выцветание текста, особенно, если он не отпечатан типографской краской или на лазерном принтере, а написан чернилами (шариковой или гелевой ручкой). Именно поэтому документы рекомендуется хранить в темноте. Под действием света происходят фотохимические реакции, медленно обесцвечивающие чернильные надписи (многое, конечно, зависит и от состава чернил).
2. Печать на документе со временем становится расплывчатой, из-за чего текст на ней трудно или вовсе невозможно прочитать.
3. Бумага, на которой составлен документ, может стать ветхой (легко рвущейся, с осыпающимися краями). Чем качественнее бумага, тем медленнее протекает этот процесс, но для бумаги, произведенной из целлюлозы, он неизбежен.
4. При хранении в условиях повышенной влажности бумага может покрыться плесенью (чаще всего это грибок, называемый "черной плесенью").

Что делать, если несмотря на все усилия, Ваш документ пришел в негодность или близок к этому? Конечно, не ждать, когда он станет полностью непригоден, а как можно быстрее обращаться в государственный орган или учреждение, выдавшее документ, для получения его дубликата. Может случиться так, что орган, выдавший документ, к этому моменту уже не будет существовать - в этом случае необходимо узнать, какой новый орган стал его правопреемником и обратиться туда. Если же правопреемник отсутствует, можно попробовать получить копию документа или справку о факте его выдачи в одном из государственных архивов.

Возвращаясь к теме "цифровизации", упомянутой в начале статьи, добавим, что большинство бумажных документов в России, как новых, так и выданных ранее, по всей вероятности, будет переведено в электронный формат. Будем надеяться, что технические средства хранения электронных данных настолько надежны, что риски их утраты или повреждения сведены к минимуму. В условиях новой "цифровой" реальности (если она станет всеобъемлющей) не составит труда получить дубликат личного документа, и затем "конвертировать" его в бумажный формат для последующего хранения.

О том, как это сделать, Вы можете прочитать на этой странице.

 

Есть вопросы? Задайте их с помощью расположенной ниже формы, обратитесь в наш офис или воспользуйтесь этими контактами:
Телефоны +7(812)6429140, +7(812)6429141 E-mail ViberWhatsAppTelegram +79643429141
Отправьте сообщение
 

Ваше имя

Ваш e-mailВведите реальный адрес почты, иначе мы не сможем Вам ответить

Вопрос
(сообщение,
пожелание...)

Код
подтвержденияВведите символы из рисунка слева, соблюдая регистр букв

Нажимая кнопку "Отправить", Вы даете согласие на обработку своих персональных данных.

 
Юридические услуги - регистрация ООО, ИП, фирм, предприятий в Санкт-Петербурге

Бюро переводов - переводы документов с/на иностранные языки. Апостиль.

Получение Свидетельств и справок в органах ЗАГС

 
Получение Свидетельств и справок в органах ЗАГС России

ГлавнаяРегистрация фирм и ИПМиграция, визыБухгалтерияУслуги гражданамПечати и штампыБюро переводовКонтакты

QR-код © "Петролекс" 1996 - 2022
Мы в соцсетях:
ВКонтакте Одноклассники Telegram
Top.Mail.Ru
Материалы данного сайта носят информационный характер и не являются публичной офертой, определяемой в соответствии со статьей 437 ГК РФ, если в отношении какого-либо материала не указано иное.