Переход с бумажных на электронные документы - плюсы и минусы, проблемы и решения

14 декабря 2021 года

Автор этой статьи несколько лет назад читал короткий фантастический рассказ, суть которого сводилась к следующему. В далеком будущем (разумеется, в далекой-далекой галактике )) группе ученых было поручено разработать недорогой в производстве, энергонезависимый и надежный носитель информации. После некоторого периода раздумий и экспериментов ученые справились с задачей и изобрели... бумагу.

Нетрудно вспомнить и ряд фильмов и литературных произведений о будущем, в котором в результате глобальной катастрофы все или большинство электронных данных оказались уничтожены...

Но не будем впадать в "апокалиптические" крайности и посмотрим, что происходит в реальной жизни. В корпоративном секторе России электронный документооборот используется уже достаточно давно, а в последние годы цифровизация затрагивает все больше сфер, касающихся отношений между государством и обычными гражданами. Значительная часть граждан России уже зарегистрирована на портале "Государственных услуг", где многие документы (справки и др.) можно заказать онлайн, не выходя из дома. Удобно ли это? Конечно, да!

Однако сделан уже и следующий шаг в распространении "цифры". Например, трудовые книжки (пока еще с согласия работника) предприятия стали вести в электронном виде. Активно обсуждается вопрос о внедрении электронных паспортов. А некоторые документы уже сейчас возможно получить исключительно в электронном формате - в виде файлов, подписанных квалифицированной электронной подписью уполномоченного сотрудника государственного органа.

Пример такого документа - Свидетельство о признании иностранного образования и (или) иностранной квалификации. Оформление данных Свидетельств на бумаге было прекращено 1 января 2020 года.

Таким образом, тенденция налицо. Не нужно быть провидцем, чтобы предположить, что в среднесрочной перспективе (скорее всего от десяти до нескольких десятков лет) большинство важных документов "уйдут" с бумажных носителей в цифровую среду.

Хорошо ли это? По мнению автора, вопрос так ставить неправильно, ведь прогресс все равно не остановить. Поэтому бессмысленно тосковать по "старым добрым временам" - нужно искать позитивные возможности, открывающиеся в новой реальности, но при этом, где можно, подстраховаться от неприятных неожиданностей. Поговорим об этом подробнее.

Первое, на что хотелось бы обратить внимание - это техническая составляющая, а именно: насколько надежны устройства хранения электронных документов, и какова дальнейшая судьба форматов файлов, в виде которых эти документы создаются сегодня.

Если говорить о традиционных бумажных документах, у человечества есть немалый опыт их использования, и хорошо известно, что при надлежащем хранении (исключив повышенную влажность, воздействие света и другие неблагоприятные факторы) такие документы, скорее всего, просуществуют десятки (возможно и более сотни) лет. А вот серверы, используемых для хранения электронных данных, столько не живут. Большинство источников говорят о среднем времени "жизни" сервера порядка 5 лет. По прошествии этого срока существенно возрастает риск выхода из строя отдельных деталей сервера, кроме того он морально устаревает - за пятилетний срок появляется новая, более мощная и совершенная техника...

Вывод прост: серверы хранения данных нуждаются в постоянной замене, а сами данные - в частом переносе на новые носители. Вы можете возразить: "А как же облачные технологии? Вроде бы при их использовании информация хранится в "распределенном" виде, а не на отдельном сервере?.." Мы с вами не компьютерщики, и не можем знать всех особенностей "облаков". Но даже дилетанту понятно, что существуют механизмы защиты от потери данных (они копируются, дублируются на резервные носители, и т.д., и т.п.). В то же время компьютерные "облака" - это не те. которые в небе )), а просто красивое название технологии, которая в любом случае базируется на "железе" - физических серверах, находящихся на специальных стойках в дата-центрах, подверженных сбоям, отключениям электроэнергии и прочим рискам (пожары, наводнения, иные непредвиденные явления никто не исключал).

Общеизвестно, что чем сложнее техника, тем менее она надежна. Не случится ли так, что при резервном копировании, или в случае замены серверов, или при других технических манипуляциях часть данных не будет утрачена? Так есть ли 100-процентная гарантия сохранности электронных документов? Скорее всего, на этот вопрос нельзя однозначно ответить "да"...

Еще один аспект. Как уже было отмечено носители электронной информации со временем морально устаревают. Так, с конца 1980-х и в первой половиде 1990-х годов для переноса файлов между компьютерами массово использовались дискеты (сначала 5-и, затем 3-дюймовые). Затем их заменили CD и DVD-диски. Где все это сейчас? Дисководы для чтения-записи дискет - огромная экзотика. Многие современные компьютеры уже сейчас "по умолчанию" не комплектуются оптическими CD и DVD приводами. Не постигнет ли такая же судьба самый распространенный сегодня компактный носитель информации - флэш-карту? Вполне возможно. Но то же самое можно сказать и о более серьезных устройствах - тех же серверах, на смену которым может прийти нечто иное, уже через 10 - 20 лет.

В созвучии только что сказанному, можно упомянуть и форматы файлов, в которых создаются электронные документы. Популярным вариантом электронного документа является комбинация из 2-х файлов: первый в формате PDF (в котором, собственно, и находится текст документа), второй - с расширением SIG, представляющий собой отсоединенную электронную подпись лица, подписавшего документ. Но нет никакой уверенности, что именно такие форматы будут применяться, скажем, лет через пятьдесят. Скорее всего, им на смену придет что-то другие, но это означает, что все ранее созданные документы придется конвертировать в новые форматы. И, если говорить об отдаленном будущем, наверняка замена форматов случится не единожды, следовательно и конвертации будут происходить достаточно регулярно. А любое изменение файла - это риск потери информации, даже от случайного сбоя.

Подведем итоги:

1. Препятствовать переводу своих личных документов в электронный вид нет никакого смысла - это все равно рано или поздно случиться, да и пользоваться ими в новом формате во многих случаях удобнее, чем бумажными. Конечно, при этом следует позаботиться о безопасности - никто, кроме владельца электронного документа и уполномоченных государственных органов, не должен иметь к нему доступа (это большая, отдельная тема, не для данной статьи).

2. Во избежание теоретически взможных "катаклизмов", стоит подстраховаться и, если Вам оформили какой-то значимый документ в электронном виде, лучше "продублировать" его на бумаге. "Но как это сделать, если документ будет выдаваться только электронно, а бумажный вариант по закону предусмотрен не будет?" - спросите Вы.

Оказывается, способ все-таки есть. В тех случаях, когда государственный орган выдает документы лишь в электронном, а не в бумажном виде, можно прибегнуть к помощи нотариуса. Нотариус распечатывает электронный документ на бумаге и удостоверяет его равнозначность (тождественность) электронному документу - это абсолютно законный способ переоформить документ на бумажный носитель. Важным фактором является то, что нотариус в этом случае удостоверяет не копию (как ошибочно думают многие), а создает бумажный аналог электронного документа, имеющий равную с ним юридическую силу.

Об услугах нашей компании по переоформлению электронных документов в бумажные аналоги с удостоверением у нотариуса их тождественности (равнозначности) Вы можете узнать, перейдя по этой ссылке.

Заверенный нотариусом бумажный документ, тождественный электронному - это Ваша страховка от возможных пертурбаций в цифровой среде, в которой мы все неизбежно окажемся в обозримом времени. Храните его в надежном месте и используйте в случае, если электронная информация о Вас по каким-то причинам будет повреждена или утрачена.

В заключении обратим внимание еще на один момент. Возможно, в будущем все государства придут к соглашению о повсеместном использовании электронных документов, независимо от того, в какой стране они были выданы. Но на момент публикации этой статьи дела обстоят иначе - Вы не сможете использовать российский электронный документ за границей. Следовательно, в подобных ситуациях перенос электронного документа на бумажный носитель для его применения за рубежом - не прихоть, не дополнительная страховка, о котрой говорилось выше, а жизненная необходимость.

Отметим также, что на электронный документ (в отличие от бумажного) нельзя поставить апостиль - штамп, придающий документу юридическую силу в странах-участницах Гаагской конвенции.

+7(812)6429140, +7(812)6429141 +79643429141

	Ваше имя Ваш e-mailВведите реальный адрес почты, иначе мы не сможем Вам ответить Вопрос (сообщение, пожелание...) Код подтвержденияВведите символы из рисунка слева, соблюдая регистр букв Нажимая кнопку "Отправить", Вы даете согласие на обработку своих персональных данных.