Глава 5.3. Порядок совершения кассовых операций.

Порядок ведения кассовых операций устанавливается Банком России. На момент публикации данной редакции пособия наиболее важными нормативными актами ЦБ РФ, регулирующими указанную сферу, являются уже не раз упоминавшиеся:
1. Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства";
2. Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов".

Законодательным актом, непосредственно касающимся сферы налично-денежного обращения, также является Федеральный закон от 22.05.2003 No 54-ФЗ (с последующими изменениями) "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (далее - "Закона").

Отметим самые важные моменты, которые необходимо знать начинающему руководителю предприятия.

Вы уже знаете, что ООО и иные юридические лица обязаны учитывать кассовые операции, составляя первичные учетные документы, а индивидуальные предприниматели от этого освобождены. Написанное далее относится в первую очередь к юридическим лицам, но мы не устаем подчеркивать - даже если Вы ИП, лучше вести кассу по установленным правилам, чем запустить дела.

Итак, любое движение наличных денег, вне зависимости от суммы, должно быть оформлено документом. Рассмотрим наиболее типичные случаи:

Получение оплаты от контрагента (покупателя, заказчика) за товары (работы, услуги) сопровождается:
- выпиской приходного кассового ордера ("основная" часть ордера остается у предприятия, квитанция к ордеру выдается контрагенту) и выдачей чека контрольно-кассовой машины, если контрагент - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель;
- выдачей чека контрольно-кассовой машины, если контрагент - физическое лицо (обычный гражданин, не являющийся предпринимателем).

Используемая контрольно-кассовая техника (ККТ) должна иметь подключение через интернет к ОФД (оператору фискальных данных).

Юридические лица и ИП, получающие наличную выручку (равно как и оплату от клиентов электронными средствами платежа, например, банковскими картами), имеют право не использовать контрольно-кассовую технику и не выдачать чеки в случаях, установленных статьей 2 "Особенности применения контрольно-кассовой техники" названного Закона 54-ФЗ. Список таких случаев довольно обширен, и полностью приводить его здесь мы не будем. Отметим только, что индивидуальные предприниматели, применяющие ПСН - патентную систему налогообложения, за исключением ИП, осуществляющих виды предпринимательской деятельности, установленные подпунктами 3, 6, 9 - 11, 18, 28, 32, 33, 37, 38, 40, 45 - 48, 53, 56, 63 пункта 2 статьи 346.43 Налогового кодекса РФ, могут осуществлять расчеты без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи (направления) покупателю (клиенту) документа (как правило, БСО - бланка строгой отчетности), подтверждающего факт осуществления расчета между ними, содержащего наименование документа, его порядковый номер и реквизиты, установленные абзацами 4 - 12 пункта 1 статьи 4.7 Закона.

Вышеупомянутое освобождение "патентщиков" (ИП на ПСН) от обязательного использования ККТ действует только до 1 июля 2019 года.

При внесении наличных денег в кассу не в связи с получением выручки, а по другим основаниям, "пробивать" чек контрольно-кассовой машины нужно только в случаях, установленных Законом. Например, при получении займа, если он был предоставлен для оплаты товаров, работ, услуг (и это условие присутствиет в соответствующем договоре), выдача чека займодавцу обязательна. Если же заем был предоставлен без указания данной цели, чек не нужен. Вместе с тем, любые приходные операции (независимо от того, требуется "пробивать" по ним чек или нет) всегда сопровождаются выпиской приходного кассового ордера.

Напоминаем, расчеты наличными деньгами между юридическими лицами и (или) индивидуальными предпринимателями не могут превышать сумму 100 тысяч рублей по одному договору (согласно Указанию Банка России от 07.10.2013 N 3073-У), а на расчеты, в которых хотя бы одной из сторон (плательщиком или получателем денег) выступает физическое лицо, это ограничение не распространяется. Если сумма договора между организациями (ООО, ЗАО или др.) и (или) ИП превышает 100 тысяч рублей, допустимо часть суммы в пределах 100.000 руб. уплатить наличными, а остальную часть перечислить по безналичному расчету.

Выше мы уже писали о подотчетных суммах. Наличные работнику предприятия "под отчет" могут быть выданы для оплаты каких-либо расходов сторонним организациям, ИП, а также "обычным" физическим лицам (выдавая наличные "под отчет", следует помнить, расходы из кассы предприятия могут производиться только в определенных целях - см. информацию на этой странице). Работников, получающих деньги "под отчет", по бухгалтерской терминологии принято называть "подотчетными лицами". Выдача денег "под отчет" оформляется расходным кассовым ордером.

Подотчетное лицо после совершения вышеуказанных расходов обязано отчитаться о них - представить в бухгалтерию авансовый отчет (бланк смотрите здесь) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (товарных и кассовых чеков, квитанций к ПКО и др.). Если выданная под отчет сумма была израсходована не полностью, остаток наличных денег подотчетное лицо должно сдать обратно в кассу. Сдача остатка в кассу оформляется выпиской приходного кассового ордера.

Очень часто неопытные бухгалтеры совершают следующую ошибку - оформляют авансовым отчетом расходы, произведенные работником предприятия, в том случае, если до совершения этих расходов деньги на них из кассы не выдавались (простой пример: директор по дороге на работу заехал в магазин, купил за свой счет канцтовары, через неделю вспомнил об этом, отдал бухгалтеру товарный чек и предложил выплатить ему стоимость купленных товаров как подотчетному лицу). Это неправильно. Дело в том, что с юридической точки зрения в данном случае работник оплачивает расходы не за счет предприятия, а именно за счет собственных средств, и, таким образом, формально покупает товары не для предприятия, а для себя лично. Намерение работника в будущем передать товары предприятию при этом не имеет значения - ведь в результате сделки купли-продажи между ним и магазином собственником товаров становится работник, а не предприятие. Если же потом он передаст товары предприятию, а оно их оплатит работнику (выдаст деньги из кассы на сумму их стоимости), это будет уже новая сделка - сделка между работником и предприятием, в котором он работает. Такую сделку можно оформить договором купли-продажи и актом приема-передачи товаров (товарный чек магазина в этой ситуации вообще не понадобится), но никак не авансовым отчетом.

Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы не только "под отчет". Самый распространенный случай выдачи - это выплата из кассы заработной платы. Начисление и выплата заработной платы может оформляться тремя различными документами - расчетно-платежной ведомостью (форма Т-49), расчетной ведомостью (форма Т-51) и платежной ведомостью (форма Т-53). Мы рекомендуем использовать только один из них - расчетно-платежную ведомость, т.к. она является универсальной, и в случае ее составления не требуется оформлять другие ведомости.

Общая сумма, необходимая для выплаты заработной платы по расчетно-платежной ведомости, выдается из кассы по расходному кассовому ордеру кассиру или другому сотруднику, в обязанности которого входит выдача денег работникам. Каждый работник, получая заработную плату, расписываются за выданную ему сумму в расчетно-платежной ведомости. Оставшаяся сумма невыплаченной заработной платы (например, в связи с неявкой отдельных работников по причине болезни) сдается обратно в кассу ("на депонент") по приходному кассовому ордеру. Расходный кассовый ордер на сумму, выданную на выплату заработной платы, и приходный кассовый ордер, выписанный на депонированную сумму, подшиваются к кассовому отчету за данный день (о кассовых отчетах читайте ниже). Сами расчетно-платежные ведомости можно хранить отдельно, а можно также прикладывать к кассовым отчетам.

Сказанное выше о заработной плате относится к случаю ее выдачи в наличной форме. Многие предприятия и ИП в настоящее время перечисляют зарплату на банковские карты работников (точнее, на их личные счета в банках, к которым привязаны платежные карты). Вместе с тем, выплата заработной платы наличными деньгами не запрещена, любая организация или индивидуальный предприниматель вправе рассчитываться со своими сотрудниками таким способом при наличии в кассе достаточной для этого суммы.

Согласно разъяснениям Министерства финансов, при выплате физическому лицу организацией (индивидуальным предпринимателем) заработной платы или денежного вознаграждения в рамках обязательств по договору гражданско-правового характера применение ККТ и выдача кассового чека не производятся.

Записи об остатке наличных денег в кассе на начало дня, выписанных в течение дня приходных и расходных кассовых ордерах и об остатке на конец дня ежедневно (в те дни, когда имело место движение средств по кассе) вносятся к кассовую книгу. Книга должна быть сброшюрована и прошита, сшивка скреплена печатью и подписью руководителя и, при наличии, главного бухгалтера организации (либо индивидуального предпринимателя), а листы ее пронумерованы. Если кассовая книга ведется в электронном виде, допускается ее распечатка и прошивка раз в год, по окончании истекшего года.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух "половинок" - основной части, через которую производится сшивка и отрезной части. К отрезной части подшиваются приходные и расходные кассовые ордера, выписанные в связи с совершением операций по кассе за текущий день. Отрезная часть листа кассовой книги с приложенными документами называется кассовым отчетом. Кассовые отчеты, как и кассовая книга, хранятся в делах предприятия наряду с другой документацией.