Глава 2.6. Электронный документооборот.

Последние годы в России постепенно набирает темпы перевод документооборота между предприятиями с бумажной формы на электронную. Заключение договоров и обмен между контрагентами сопроводительными и иными документами в электронной форме также не исключение.

Сразу отметим, что для начинающих предпринимателей внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) не относится к первоочередным задачам - прежде всего в связи с тем, что это достаточно затратное мероприятие, а законодательство не обязывает субъекты малого бизнеса переходить на ЭДО в обязательном порядке. Тем не менее, представление о том, что такое электронный документооборот, иметь необходимо, так как вероятнее всего в ближайшем будущем использование ЭДО станет общепринятой нормой.

Электронный документооборот - это система автоматических процессов создания, управления доступом, обработки и распространения электронной документации, осуществляющая концепцию "безбумажного делопроизводства". При этом электронные документы создается с помощью средств компьютерной обработки данных и хранятся в виде файлов. Для того, чтобы электронный документ имел юридическую силу, он должен быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП). Очевидно, что в случае заключения договора в электронной форме его должны подписать с использованием ЭЦП обе стороны (например, исполнитель и заказчик, поставщик и покупатель).

Электронный документооборот разделают на внутренний и внешний.

Использование ЭДО внутри компании имеет смысл при большом количестве подразделений и/или сотрудников, часть которых, возможно, работает удаленно. Для внедрения такой системы необходимо приобрести соответствующее программное обеспечение и сетевое оборудование (серверы и др.).

Для внешнего ЭДО - обмена документами с другими фирмами и ИП необходимо заключить договор со специализированной организацией - оператором электронного документооборота, имеющим лицензию на осуществление данной деятельности. Оператор ЭДО является посредником между отправителями и получателями электронных документов, выполняет доставку, контролируя при этом соблюдение установленного формата пересылаемых документов и подписание их электронной подписью участниками документооборота, а также хранит архив обработанных документов.

Преимущества ЭДО:

• Экономия времени - отпадает необходимость "физической" доставки получателю документов на бумажном носителе.
• Экономия бумаги и расходных материалов для оргтехники; как следствие - снижение физического износа последней.
• Система ЭДО не позволяет присвоить одинаковые номера разным документам, а также исключает дублирование документов, что позволяет существенно оптимизировать документооборот.
• Система ЭДО обеспечивает постоянный удаленный доступ к информации о движении электронного документа и стадиях его обработки.
• Возможность легкого поиска любого ранее обработанного системой документа в "облачном" архиве.

Недостатки ЭДО:

• Значительные финансовые затраты на подключение и интеграцию системы электронного документооборота, а также не обучение пользователей и оформление в удостоверяющем центре электронной цифровой подписи для каждого их них.
• Необходимость принятия штат системного администратора, обеспечивающего нормальное функционирование и отладку системы ЭДО, либо заключение договора о сервисном обслуживании со сторонней организацией.
• Если система ЭДО не применяется какими-либо из Ваших контрагентом, все равно придется вести документацию и в электронной, и бумажной форме.
• Если Ваш контрагент использует ЭДО, но Ваша и его фирмы подключены к разным операторам электронного документооборота, необходимо выяснить, поддерживают ли эти операторы "роуминг" - обработку электронных документов "чужих" клиентов. Если нет, оформления документов в бумажной форме для работы с этим контрагентом, к сожалению, не избежать.

Необходимо принять к сведению, что при реализации решения об использовании ЭДО обязательно будет переходный период с параллельным хождением и бумажных, и электронных документов. Основные причины:
- как было сказано выше, кто-то из Ваших деловых партнеров может не пользоваться ЭДО;
- у Вашей компании уже имеются ранее оформленные бумажные документы (возможно, в немалом количестве), к которым периодически будет необходимо обращаться в процессе хозяйственной деятельности.

Не переходя полностью на ЭДО во взаимоотношениях с контрагентами, юридические лица (ООО и др.) и ИП, тем не менее, могут применять его в отдельных ситуациях, в частности, при сдаче налоговой отчетности, отправляя налоговые декларации, расчеты по налогам, бухгалтерские балансы и т.п. через оператора электронного документооборота, подписывая документы с помощью ЭЦП (большинство существующих на рынке операторов ЭДО также являются удостоверяющими центрами, оформляющими ЭЦП).

Примечание: для ИП и юридических лиц, являющихся плательщиками НДС (налога на добавленную стоимость), сдача деклараций по данному налогу обязательна а электронной форме, независимо от "размера" бизнеса налогоплательщика.

Аналогично, электронный документооборот используется при заключении контрактов в системе государственных закупок. Передача фискальных данных в налоговый орган при использовании контрольно-кассовой техники (при получении от покупателя оплаты наличными деньгами или по банковской карте, и т.п.) - также ни что иное, как применение ЭДО на практике.

Подведем итоги:

1. Безусловно, за электронным документооборотом будущее, и нет причин сомневаться, что рано или поздно все делопроизводство юридическх лиц и индивидуальных предпринимателей будет использовать эту прогрессивную технологию.

2. Внедрять ли ЭДО прямо сейчас для выстраивания отношений с контрагентами? Если Вы делаете первые шаги в бизнесе, спешить с этим острой необходимости нет. Держите "руку на пульсе", следите за изменениями законодательства в этой сфере и будьте готовы, что в обозримом будущем перейти на систему ЭДО все-таки придется.

3. В определенных случаях Вы вправе использовать ЭДО добровольно, по своему усмотрению (например, при сдаче налоговой отчетности). При этом есть определенные законом ситуации, когда применение ЭДО обязательно (примеры - отправка через интернет оператору фискальных данных сведений о "пробитых" чеках контрольно-кассовой машины; представление отчетности по НДС плательщиками этого налога).