Глава 2.5. Документы, оформляемые в связи с заключением и исполнением договора.
Вы заключили договор с контрагентом - поставки товара, перевозки, выполнения каких-либо работ... Достаточно ли этого, или все-таки нужно оформить еще какие-то дополнительные документы?
Не всегда, но довольно часто оформление таких документов необходимо.
В предыдущей главе мы уже останавливались на документах, оформляемых в случае купли-продажи товара. Напомним - это накладная и счет-фактура.
Накладная - это документ, подписываемый с обоих сторон, подтверждающий, что товары были действительно переданы продавцом покупателю. Счет-фактура - односторонний документ,
выписываемый продавцом в случае, если продавец является плательщиком НДС и дающий право покупателю на налоговый вычет по данному налогу. Если продавец применяет специальный налоговый режим
(например, упрощенную систему налогообложения - УСН или патентную систему налогообложения), счета-фактуры он не выписывает.
Более подробно о счетах-фактурах мы расскажем в главе 6 "Налогообложение и учет". Здесь же для простоты они более упоминаться не будут.
Вы можете спросить: "Обязательна ли выписка накладной при купле-продаже? Можно ли заменить ее каким-то другим документом или не выписывать вообще?" Как уже упоминалось,
накладная служит доказательством исполнения договора. В отсутствии накладной недобросовестный покупатель мог бы после получения товара заявить, что на самом деле он ничего от продавца не получал,
и потребовать возврата оплаты. К тому же накладная является первичным учетным документом, на основании которой бухгалтерия продавца отражает
в учете факт выбытия товара, а бухгалтерия покупателя, соответственно, приходует товар. Однако заменить накладную другим документом возможно. Таким
документом может служить акт приема-передачи. В отличие от накладной, акт может быть составлен в произвольной форме. В Акте необходимо указать реквизиты
продавца и покупателя, позволяющие их однозначно идентифицировать, привести ссылку на договор купли-продажи (его номер и дату заключения, если он заключался в письменной форме), указать
наименования, количество, цену и стоимость товаров. Акт, как и накладную, подписывают продавец и покупатель. Обычно акт приема-передачи, иногда также
называемый торгово-закупочным актом, составляют вместо накладной в случае закупки товара организацией или индивидуальным предпринимателем у физического лица, не являющегося предпринимателем.
Еще одним документом, подтверждающим приобретение товара, является товарный чек, выдаваемый продавцом по требованию покупателя в случае покупки товара в розницу за наличный расчет или с оплатой банковской платежной картой (например,
канцелярских товаров в магазине). В случае, если продавец применяет общую систему налогообложения, к товарному чеку должен быть приложен фискальный чек контрольно-кассовой машины.
Кроме реализации товаров в бизнесе наиболее часто встречающимися хозяйственными операциями являются выполнение работ и оказания услуг.
Результаты исполнения договоров подряда (о выполнении работ) и договоров возмездного оказания услуг, оформляются актами сдачи-приемки - аналогично накладным или торгово-закупочным актам,
составляемым при купле-продаже. Акт сдачи-приемки также является двухсторонним документом и подтверждает факт выполнения работ (оказания услуг) исполнителем для заказчика.
Акт сдачи-приемки составляется в произвольной форме, с указанием реквизитов сторон, ссылкой на договор, описанием выполненных работ (услуг) и указанием на то, что они выполнены (оказаны).
Образец акта сдачи-приемки смотрите ниже:
АКТ № ____
СДАЧИ-ПРИЕМКИ РАБОТ (УСЛУГ)
к договору № ______ от "__"________ 200__ г.
г. ______________ "__"__________ 200__ г.
Подрядчик ______________________ в лице _________________________
(наименование) (должность, ф.и.о.)
_____________________, действующего на основании ____________________,
с одной стороны и Заказчик ________________ в лице ___________________
(наименование) (должность, ф.и.о.)
_________________________, действующего на основании ________________,
с другой стороны составили настоящий Акт о том, что выполненные работы
(оказанные услуги): __________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
удовлетворяют/не удовлетворяют условиям договора на выполнение работ и
услуг № ____ от "__"_________ 200__ г. и заданию № ______ от
"__"_______ 200__ г.
Замечания Заказчика:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
(Вариант: Заказчик вправе после подписания настоящего Акта
предъявлять требования об устранении недостатков).
Договорная цена выполненных работ (оказанных услуг) составляет:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Настоящий Акт составлен в 2 (двух) экземплярах, один из которых
находится у Подрядчика, второй - у Заказчика.
Подрядчик: ______________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Заказчик: _______________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Работу сдал Работу принял
От Подрядчика От Заказчика
______________________ ______________________
(Подпись) (Подпись)
М.П. М.П.
А как следует поступить, если исполнитель (подрядчик) сдает работу, а заказчик видит, что она выполнена некачественно или с недоделками? Подписывать акт сдачи-приемки
в этом случае, конечно, не следует. Необходимо направить исполнителю (вручить лично или выслать по почте) письменную претензию или мотивированный отказ от
приемки работ с описанием выявленных Вами недостатков и требованием их устранить, а также другими требованиями,
предусмотренными договором (например, об уплате штрафных санкций, выплате компенсации и т.п.).
Далее, возможны два сценария:
1) Исполнитель выполняет требования, перечисленные в претензии, после чего стороны подписывают акт сдачи-приемки.
2) Исполнитель игнорирует требования заказчика либо снова выполняет работу с недостатками. В этом случае необходимо разумно оценить ситуацию и
решить, что целесообразнее - продолжать переговоры с исполнителем или обращаться в суд. Впрочем, если Вы не юрист, самостоятельно обращаться в суд не советуем -
обратитесь к профессионалу, который сможет оценить перспективы рассмотрения дела в суде и Ваши шансы на победу. В данном пособии вопросы, связанные с решением
хозяйственных споров в суде мы рассматривать не будем ввиду обширности темы, отметим только, что в случае решения суда в Вашу пользу ответчик обязан будет
помимо выплаты основной суммы иска возместить Вам и судебные издержки (в т.ч. расходы на уплату государственной пошлины и оплату услуг адвоката).
Акты сдачи-приемки и накладные без преувеличения можно назвать документами, составляющими основную "массу" первичной учетной документации любого
предприятия - Вы сами убедитесь в этом в процессе ведения бизнеса. Именно на их основании бухгалтеры ведут учет результатов исполнения договоров, движения товара
и других материальных ценностей. Поэтому следует обязательно наладить должное хранение актов и накладных и своевременный учет отраженных в них хозяйственных операций.
Подробнее об основах учета мы будем говорить в дальнейшем, в этой главе.
Выше на этой странице и в предыдущей главе мы рассмотрели только 3 вида документов: накладные, акты и товарные чеки. Разумеется, документация, оформляемая в связи
с договорными отношениями значительно более разнообразна и зависит от специфики договора. Однако, даже столкнувшись с незнакомым для Вас видов договоров,
Вы не ошибетесь в выборе сопроводительных документов, если будете руководствоваться следующим простым правилом:
1. Вначале ищите подходящий вид документа в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлениями Росстата. В упомянутых альбомах
собраны формы всех документов, применяемых в России при ведении хозяйственной деятельности.
2. Если альбомах унифицированных форм не нашлось необходимого документа, составляйте документ произвольной формы, по смыслу подходящий к договору и Вашей хозяйственной ситуации.