Глава 5.5. Применение контрольно-кассовой техники (ККМ, ККТ, онлайн-кассы).

В главе "Порядок совершения кассовых операций" уже кратко освещался вопрос о применении контрольно-кассовых машин при совершении наличных расчетов. Более детально об этом Вы можете узнать на этой странице.

Контрольно-кассовую технику, используемую субъектами малого бизнеса, можно условно разделить на несколько видов:

Автономная онлайн-касса

Данная разновидность кассовых аппаратов не требует подключения к другим устройствам (компьютеру или др.). Как понятно из названия, такие кассы они имеют аккумулятор для автономной работы и беспроводной способ подключения к интернету (по технологии Wi-Fi или через оператора сотовой связи). Автономные онлайн-кассы довольно компактны и имеют более низкую стоимость по сравнению с ККТ других видов, поэтому значительная часть предпринимателей приобретают именно их.

Из недостатков автономных онлайн-касс можно выделить сложность настройки, связанной с небольшим размером дисплея и ограниченным количеством клавиш. Для подключения такой кассы к ОФД (оператору фискальных данных), возможно, придется обращаться в центр технического обслуживания ККТ, если ее владельцу не удастся самостоятельно разобраться с кодами настроек. Впрочем, большинство владельцев автономных кассовых аппаратов это не смущает.

Смарт-терминалы

Фискальные регистраторы

Эти устройства не имею собственного дисплея или клавиатуры и работают только при подключении к компьютеру (смартфону, планшету), используя программное обеспечение последнего. Внешне фискальный регистратор напоминает принтер. Чаще всего ФР используют сетевые магазины, но существуют и доступные модели, которые вполне по карману начинающему бизнесмену.

Преимущество фискальных регистраторов - они не требуют сложной настройки путем набора последовательности кодов (как при использовании автономной онлайн-кассы), в котором легко ошибиться. Не возникает сложностей и при подключении ФР к оператору фискальных данных. Для интеграции ФР достаточно установить соответствующее ПО на компьютер, освоить которое не труднее, чем обычную компьютерную программу, рассчитанную на рядового пользователя, присоединить к компьютеру фискальный регистратор - как любое другое периферийное устройство (принтер, сканер...), и можно приступать к работе.

Естественно, перед приобретением ККТ индивидуальному предпринимателю или руководителю ООО необходимо ответить на вопрос - а нужен ли вообще кассовый аппарат для его бизнеса?

Ответ содержится в уже неоднократно упомянутом нами Федеральном законе от 22.05.2003 No 54-ФЗ (с последующими изменениями) "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (далее по тексту - "Законе").

По закону, любая организация или индивидуальный предприниматель обязаны иметь ККТ и выдавать кассовые чеки плательщикам (покупателям товаров, заказчикам работ и услуг) - как юридическим лицам, так и индивидуальным предпринимателям и обычным гражданам при получении от них оплаты в наличной форме или с электронных средств платежа (например, с помощью банковских платежных карт, электронных кошельков и т.п.). Однако из этого правила есть исключения. Ниже мы перечислим наиболее важные случаи, когда применение ККТ не является обязательным:

1. Организации и индивидуальные предприниматели вправе не применять ККТ при расчетах между собой в безналичном порядке - путем перечисления денежных средств через банк с расчетного счета плательщика на расчетный счет получателя.

2. Отдельные категории юридических лиц и ИП, перечисленные в статье 2 Закона 54-ФЗ "Особенности применения контрольно-кассовой техники" освобождены от необходимости использовать ККТ. Вместе с тем, для многих из указанных категорий эта льгота действует ограниченный срок (для большинства - до 1 июля 2019 года), кроме того последнее время Закон подвержен частным корректировкам, потому мы не приводим здесь текст данной статьи - его (как и весь Закон) полностью можно без труда найти в интернете.

3. Не требуется применять ККТ при совершении операций, не относящихся с точки зрения Закона 54-ФЗ к "расчетам".

Согласно Закону, "расчеты - прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги, прием ставок, интерактивных ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей. В целях настоящего Федерального закона под расчетами понимаются также прием (получение) и выплата денежных средств в виде предварительной оплаты и (или) авансов, зачет и возврат предварительной оплаты и (или) авансов, предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг (включая осуществление ломбардами кредитования граждан под залог принадлежащих гражданам вещей и деятельности по хранению вещей) либо предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги".

Приведем примеры некоторых операций с денежными средствами, не относящихся к расчетам, при которых обязательно использование ККТ и выдача кассовых чеков:
а) выплата заработной платы;
б) выплата физическому лицу, не являющемуся предпринимателем, вознаграждения по возмездному договору гражданско-правового характера;
в) предоставление и погашение беспроцентных займов, если эти займы были выданы не для , а с иной целью или вообще не носили целевой характер.

Здесь следует отметить, что если договор займа подразумевал выплату процентов, ККТ требуется использовать и выдать чек при возврате займа с процентами, но не на всю полученную от заемщика сумму, а только на сумму процентов.

Требования к кассовому чеку

Кассовый чек (а также бланк строгой отчетности - в случах, когда Закон допускает его выдачу вместо чека контрольно-кассовой машины) должен содержать следующие реквизиты:
наименование документа;
порядковый номер за смену;
дата, время и место (адрес) осуществления расчета (при расчете в зданиях и помещениях - адрес здания и помещения с почтовым индексом, при расчете в транспортных средствах - наименование и номер транспортного средства, адрес организации либо адрес регистрации индивидуального предпринимателя, при расчете в сети "Интернет" - адрес сайта пользователя);
наименование организации-пользователя или фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя - пользователя;
идентификационный номер налогоплательщика пользователя;
применяемая при расчете система налогообложения;
признак расчета (получение средств от покупателя (клиента) - приход, возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, - возврат прихода, выдача средств покупателю (клиенту) - расход, получение средств от покупателя (клиента), выданных ему, - возврат расхода);
сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам (за исключением случаев осуществления расчетов пользователями, не являющимися налогоплательщиками налога на добавленную стоимость или освобожденными от исполнения обязанностей налогоплательщика налога на добавленную стоимость, а также осуществления расчетов за товары, работы, услуги, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) налогом на добавленную стоимость);
форма расчета (оплата наличными деньгами и (или) в безналичном порядке), а также сумма оплаты наличными деньгами и (или) в безналичном порядке;
должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту) (за исключением расчетов, осуществленных с использованием автоматических устройств для расчетов, применяемых в том числе при осуществлении расчетов в безналичном порядке в сети "Интернет");
регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
фискальный признак документа;
адрес сайта уполномоченного органа в сети "Интернет", на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме или идентифицирующих такие кассовый чек или бланк строгой отчетности признаков и информации об адресе информационного ресурса в сети "Интернет", на котором такой документ может быть получен;
адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
порядковый номер фискального документа;
номер смены;
фискальный признак сообщения (для кассового чека или бланка строгой отчетности, хранимых в фискальном накопителе или передаваемых оператору фискальных данных);
QR-код.

Если, просмотрев указанный в Законе 54-ФЗ "льготный" перечень, Вы поняли, что Ваша ситуация в нем не упоминается, вывод один - Ваша фирма (или Вы лично как ИП) обязаны приобрести для этого контрольно-кассовую машину или фискальный регистратор. Для этого следует обратиться в любой ЦТО ККТ - Центр технического обслуживания контрольно-кассовой техники. В ЦТО Вам порекомендуют наиболее подходящую для Вашего вида деятельности модель ККМ, в зависимости от условий ее эксплуатации и планируемого оборота. ЦТО также может оказать ряд дополнительных услуг по настройке кассы, ее подключению к ОФД и регистрации в налоговом органе.

Вы приобрели онлайн-кассу. Что дальше?

Приобретенную контрольно-кассовую машину или фискальный регистратор нельзя использовать сразу же, "из коробки". Необходимо заключить договор с ОФД (оператором фискальных данных), зарегистрировать кассу в ФНС (Федеральной налоговой службе), затем выполнить ее фискализацию и подключить к ОФД.

Все эти действия Вы можете выполнить и самостоятельно или воспользоваться помощью специалистов ЦТО или ОФД. Осуществить регистрацию кассы в налоговой инспекции можно "по старинке", представив документы в бумажном виде, но проще сделать это онлайн (правда, для этого Вам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) - ее можно заранее оформить в каком-либо из удостоверяющих центров).

Кратко опишем этапы подключения онлайн-кассы через интернет (по безбумажной технологии):

1. Оформление электронной цифровой подписи (КЭП) индивидуальному предпринимателю или директору ООО.

2. Заключение договора с ОФД.

3. Через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС (nalog.ru) подайте заявление на регистрацию ККТ и получение регистрационного номера ККТ.
На этом этапе нужно будет выбрать из предложенного списка оператора фискальных данных, с которым ранее Вы заключили договор.

4. Фискализация - это процедура ввода фискального регистратора или кассового аппарата с фискальным накопителем в эксплуатацию.
Как правило, производители онлайн-касс, предоставляют специальные утилиты для фискализации, и данная процедура не представляет трудностей. В процессе фискализации нужно будет указать данные о ККТ из приложенной к ней документации, уведомление о присвоении регистрационного номера, сведения об ОФД, об избранной Вами системе налогообложения (например, УСН) и ряд других. После выполнения всех необходимых действий ККТ напечатает чек о регистрации.

После выдачи кассой данного чека нужно снова зайти в личный кабинет на сайте ФНС, нажать кнопку "Завершить регистрацию" и заполните форму "Отчет о регистрации ККТ". В отчете укажите сведения из чека, напечатанного при фискализации кассы.

5. Карточка регистрации ККТ - появится в электронном виде после регистрации кассы в личном кабинете налогоплательщика (в разделе "Информация о прохождении документов, направленных в налоговый орган") после выполнения предыдущего этапа. Датой регистрации кассы в ФНС считается дата выдачи этой карточки.

6. Регистрация кассы в ОФД.
Завершающий этап после регистрации кассового аппарата в налоговой инспекции - техническое подключение к оператору фискальных данных. Для его выполнения авторизуйтесь, зайдите в личный кабинет на сайте ОФД, заполните все поля, используя информацию из ранее напечатанного чека о регистрации. Нажмите "Сохранить" (или другую аналогичную кнопку) - должно появиться сообщение об успешной регистрации онлайн-кассы в ОФД.

На этом процесс "легализации" кассы завершается - ее можно использовать в работе.

Особенности работы на конкретной модели контрольно-кассовой машины (назначение клавиш и т.п.) Вы узнаете, прочитав прилагаемую к ней инструкцию. Однако в любом случае кассир перед началом осуществления расчетов с применением ККТ должен сформировать отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены. При этом кассовый чек не может быть выдан покупателю позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены (т.е. смена не может по закону продолжаться дольше, чем одни сутки). Вся информация об открытии смены, "пробитых" в течение смены чеках и и ее закрытии передается в налоговую инспекцию через ОФД.

По окончании смены кассовый аппарат печатает Отчет о закрытии смены, который по сути является аналогом "Z-отчета", хорошо известного кассирам старших поколений.

Всю сменную денежную выручку кассир передает старшему кассиру, бухгалтеру или другому сотруднику, уполномоченному на прием денежной наличности, который выписывает приходный кассовый ордер (ПКО) на сумму сданной кассиром выручки. В строке "Основание" приходного кассового ордера можно указать "Выручка от продаж", "Выручка от розничной торговли", "Выручка по ККМ №______" или сделать другую подобную запись.